Adapun definisi umum dari surat roya dalam dilihat dari Undang-Undang No. 4 Tahun 1996 tentang Hak Tanggungan Atas Tanah Beserta Benda-Benda yang Berkaitan dengan Tanah (UU Hak Tanggungan). Berdasarkan penjelasan umum UU Hak Tanggungan tersebut secara umum dapat dijelaskan bahwa istilah roya adalah pencoretan pada buku tanah Hak Tanggungan karena hak tanggungan telah hapus.
Ada beberapa hal yang bisa menunjukkan hapusnya Hak Tanggungan tersebut. Hal ini sesuai dengan Pasal 18 ayat (1) UU Hak Tanggungan yang antara lain, dipicu karena:
Hapusnya utang yang dijamin dengan Hak Tanggungan.Dilepaskannya Hak Tanggungan oleh pemegang Hak Tanggungan.Pembersihan Hak Tanggungan berdasarkan penetapan peringkat oleh Ketua Pengadilan Negeri.Hapusnya hak atas tanah yang dibebani Hak Tanggungan.
Syarat Urus Roya
- Formulir permohonan yang sudah diisi dan ditandatangani pemohon atau kuasanya diatas materai cukup
- Surat kuasa apabila dikuasakan
- Fotokopi identitas pemohon (KTP,KK) dan kuasa apabila dikuasakan, yang telah dicocokkan dengan aslinya oleh petugas loket
- Fotokopi akta pendirian dan pengesahan badan hukum yang telah dicocokkan dengan aslinya oleh petugas loket, bagi badan hukum
- Sertipikat tanah dan Sertipikat Hak Tanggungan dan/atau konsen roya jika sertipikat Hak Tanggungan hilang
- Surat Roya/Keterangan Lunas/Pelunasan Hutang dari Kreditur
- Fotocopy KTP pemberi HT (debitur), penerima HT (Kreditur) dan/atau kuasanya yang telah dicocokkan dengan aslinya oleh petugas loket